Führen Sie Ihre Agentur wie die Großen der Eventbranche. Zu einem Bruchteil der Kosten.
Meetingbox bringt bayerischen Eventagenturen die KI-Plattform, die bisher nur die größten Namen der Branche hatten. Bei passenden Voraussetzungen kann der Digitalbonus Bayern bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben bezuschussen.
Wichtig: Der Digitalbonus-Antrag muss vor Projektstart gestellt werden. Bitte beauftragen, bestellen oder starten Sie Meetingbox nicht, bevor Ihr Antrag eingereicht wurde.
ISO 27001
GDPR by Architecture
Gehostet in FrankfurtSind Sie eine bayerische Eventagentur?
Wenn Sie sich in diesen Punkten wiedererkennen, passen Sie sehr wahrscheinlich genau in das Profil, für das der Digitalbonus geschaffen wurde.
01
Stemmen Sie Events für Ihre Kunden mit einem Team unter 50 Personen?
02
Beobachten Sie, wie die Großen der Branche auf KI setzen, und fragen sich, wann Sie an der Reihe sind?
03
Haben Sie es satt, für vier verschiedene Event-Tools zu bezahlen, die nicht miteinander sprechen?
04
Sind Sie diejenige, die nachts um zwölf noch Angebote schreibt, weil es sonst niemand tut?
Dann hat Ihre Agentur jetzt einen KI-Partner an ihrer Seite.
Und bei passenden Voraussetzungen kann der Digitalbonus Bayern bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben bezuschussen.
Was mit Meetingbox möglich wird.
Meetingbox verbindet die Arbeit Ihrer Agentur mit dem Erlebnis Ihrer Teilnehmer. Projekte, Angebote, Ressourcen und Budgets greifen mit Event-Websites, Registrierung und Teilnehmerinteraktion ineinander. Gemeinsam legen wir fest, welche Abläufe Ihr Einführungsprojekt abdecken soll.
Event Operations
Die Arbeit hinter dem Event.
Meetingbox steuert Ihre Agentur hinter den Kulissen. Briefings, Angebote, RFPs, Lieferanten, Budgets, Projekt-Workspace, Inbox, Zeiterfassung, Rechnungen und Auswertung greifen ineinander. Die operative Planung bleibt mit der Eventdurchführung verbunden.
Operatives RückgratEventmanagement & Teilnehmerinteraktion
Das Erlebnis für Ihre Teilnehmer.
Meetingbox steuert alles, was Teilnehmer und Kunden sehen. Branded Hubs, Event-Websites, Registrierung, Ticketing, QR-Check-in, mobile App, Matchmaking, Chat, Agenda, Sponsorenflächen, Feedback und Live-Analytics. Die Teilnehmer erleben Ihre Marke, während Ihr Team mit derselben Plattform arbeitet.
Teilnehmer- und MarkenerlebnisEine Meetingbox-Plattform. Ein Einführungsprojekt, das zu Ihren Abläufen und Prioritäten passt.
Ein System für jede neue Anfrage.
Meetingbox verbindet Briefing, Zuweisung, Analyse und Umsetzung in einem klaren Workflow. Weniger Übergaben. Weniger Doppelerfassung. Mehr Kontrolle.
Alles läuft in einem verbundenen System.
Ihr Team arbeitet nicht mehr aus E-Mails, Tabellen und Einzeltools, sondern aus einem verbundenen Ablauf mit Kontext, Zuständigkeit und nächstem Schritt.
Das macht Antworten schneller, Übergaben sauberer und Projekte deutlich planbarer.
Operatives Rückgrat
Weniger Übergaben. Weniger Doppelerfassung. Mehr Durchsatz pro Team.
Meetingbox sorgt dafür, dass jede Anfrage denselben strukturierten Weg nimmt. Das reduziert operative Reibung, macht Ownership sichtbar und gibt Ihrer Agentur einen Ablauf, der mit mehr Volumen nicht auseinanderfällt.
Guided Demo
Ein verbundener Workflow vom ersten Briefing bis zur finalen Umsetzung.
Gehen Sie Schritt für Schritt durch den Ablauf, den Ihr Team ab der ersten Anfrage in Meetingbox durchläuft.
Schritt 01 von 10
Jede Anfrage landet in einer gemeinsamen Inbox
Neue Kundenanfragen, Briefings, Anhänge und Rückfragen landen direkt in Meetingbox. Ihr Team arbeitet aus einer gemeinsamen Inbox statt aus verstreuten Postfächern.
Vorteile
Was sich für Ihre Agentur verändert
Schnellere Reaktionszeiten
Anfragen werden zentral erfasst, direkt zugewiesen, mit AI analysiert und schneller geklärt, ohne interne Weiterleitungen oder manuelle Vorprüfung.
Weniger manuelle Arbeit
Ihr Team muss dieselben Informationen nicht mehr von E-Mail zu Tabelle, von Tabelle zu Angebot und von Angebot zu Aufgabenboard kopieren.
Bessere Angebote mit mehr Kontext
Jedes Angebot startet auf Basis des ursprünglichen Briefings, der Kommunikation, der Anforderungen und der bereits erkannten offenen Punkte.
Risiken früher erkennen
Unklare Anforderungen, fehlende Details, Supplier-Abhängigkeiten, Budgetrisiken und Timing-Probleme werden sichtbar, bevor sie teuer werden.
Expertise wiederverwendbar machen
Templates, Supplier-Logik, Pricing-Strukturen, Projektabläufe und Teamwissen werden Teil eines wiederholbaren Systems, statt nur in einzelnen Köpfen oder alten Dateien zu stecken.
Mehr Projekte ohne mehr Chaos
Ihre Agentur kann mehr Anfragen bearbeiten und mehr Events planen, ohne dass Kommunikation, Zuständigkeiten, Budgetkontrolle oder operative Qualität aus dem Ruder laufen.
Führen Sie Ihre Agentur mit weniger operativem Reibungsverlust.
Meetingbox verbindet die Arbeit, die Ihr Team heute bereits leistet, in einem durchgängigen Workflow. So reagieren Sie schneller, treffen bessere Entscheidungen und liefern mehr Events mit mehr Kontrolle, vom ersten Briefing bis zur finalen Umsetzung.
Bringen Sie Ihre Agentur operativ auf Enterprise-Niveau.
Meetingbox verankert KI dort, wo Geschwindigkeit, Marge und Lieferfähigkeit entschieden werden: in Ihren internen Abläufen und im Event-Erlebnis Ihrer Kunden.
Für Agenturen
Weniger Tool-Chaos. Mehr operative Klarheit. Mehr Zeit für die Arbeit, die Kunden wirklich spüren.
Transformieren Sie Ihre Event-Operations in ein KI-gestütztes Enterprise-Grade Backend
Neun KI-Funktionen, die Briefings, Angebote, Budgets und Aufgaben in einen skalierbaren Betriebsablauf verwandeln.
KI-Angebote
Kundenfertige Präsentationen in Minuten, nicht Tagen. Datenbasiert, in Ihrem Stil.
Enquiry Intelligence
Jede Anfrage erhält eine Antwort. Auch um 2 Uhr morgens. Auch sonntags.
Automatisches Budget
Echtzeit-Kostenverfolgung. Warnungen, bevor Margen rutschen.
Intelligente Lieferantenauswahl
Der passende Lieferant, automatisch vorgeschlagen. Basierend auf Briefing, Erfahrungswerten und Ihren Margen.
Dynamische Preisgestaltung
Angebote, die tatsächliche Komplexität widerspiegeln. Kein Schätzen mehr.
Automatische Aktionspläne
Auftrag um 16 Uhr unterschrieben. Aufgaben um 16:01 verteilt.
Aufgabenmanagement
Jeder Meilenstein, jeder Verantwortliche, jede Abhängigkeit. Automatisch sortiert.
Detaillierte Analysen
Marge, Geschwindigkeit, Kundenzufriedenheit. Auf einen Klick.
Vernetzte Operationen
Jedes Projekt, jeder Lieferant, jede Konversation. Immer synchron.
KI für Eventmanagement und Teilnehmerinteraktion
Sechs KI-Funktionen, die das Teilnehmererlebnis in eine datengenerierende Operation verwandeln.
KI-Agenda-Builder
Vollständige Eventprogramme in Minuten, basierend auf Ihrem Briefing. Die KI berücksichtigt Sprecherverfügbarkeit, Track-Komplexität und Teilnehmerprofile und schlägt ein ausgewogenes Programm vor, das Ihr Team nur noch feinjustieren muss.
Intelligente Registrierung
Formulare, die sich an Teilnehmerprofile und Ticket-Typen anpassen. Weniger Felder für VIPs, mehr Fragen für Workshop-Teilnehmer, automatische Zuordnung zu Sessions. Eine Registrierung, viele Wege hindurch.
KI-Event-Website-Generator
Markengeprägte Event-Websites, aus Ihrem Briefing erstellt, in Stunden statt Wochen veröffentlicht. Vorlagen passen sich Ihrer Eventmarke an, die KI füllt die Struktur mit den richtigen Inhalten.
Intelligente Sitzplatzzuweisung
Sitzplätze, zugewiesen nach Networking-Zielen, Barrierefreiheit und Gruppendynamik. Die KI optimiert nicht nur nach Tickettyp, sondern auch danach, wer von wem etwas hat.
Dynamische Teilnehmerempfehlungen
Personalisierte Session- und Kontaktempfehlungen, live während des Events. Jeder Teilnehmer bekommt seinen eigenen roten Faden, basierend auf Interessen, Profil und bisherigem Verhalten.
KI-Event-Assistent
Echtzeit-Teilnehmersupport, der Agenda, Sprecher und Veranstaltungsort kennt. Fragen zur Location, Programmänderungen, Networking-Tipps. Alles in einer kurzen Antwort.
Meetingbox Intelligence unterstützt Ihre Arbeitsabläufe. Welche Funktionen eingerichtet werden, legen wir gemeinsam im Projektumfang fest.
Vom Briefing zum kundenfertigen Programm in unter einer Stunde. 60 % weniger manuelle Arbeit. 80 % weniger Reporting-Zeit. Dreimal so viele Events bei gleichem Team.
Vier Wege, wie bayerische Agenturen die Förderung nutzen.
Es gibt nicht das eine Meetingbox-Projekt. Es gibt den Zuschnitt, der zu Ihrer Agentur, Ihrer Teamgröße und Ihrem akuten Engpass passt. Manche beginnen klein. Manche transformieren eine Seite ihrer Operation. Manche gehen direkt ganzheitlich vor. So sehen typische Projektzuschnitte aus.
Beispielpakete als Grundlage für Ihre Antragsvorbereitung. Ob und in welcher Höhe eine Förderung möglich ist, entscheidet sich am konkreten Projekt, seinem Innovationsgehalt und der Prüfung durch die zuständige Stelle.
Einstieg in Ihre Agentursteuerung
Für Agenturen, die zuerst einen klaren operativen Engpass beseitigen wollen. Ein fokussierter Einstieg in Meetingbox mit den wichtigsten Bausteinen für Briefings, Angebote, Projektstruktur und operative Entlastung.
Ab 4.000 € für Sie.
Gesamtvolumen ab 8.000 €. Bei passenden Voraussetzungen kann der Digitalbonus Bayern bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben bezuschussen. Umsetzung in 4 bis 6 Wochen.
Geeignet für Agenturen, die mit einem klaren, schnellen Einstieg starten möchten.
Event Operations mit Meetingbox
Für Agenturen, die ihr operatives Rückgrat modernisieren wollen. Sie bündeln Briefingaufnahme, Angebotsprozesse, RFPs, Lieferantensteuerung, Budgetierung, Projekt-Workspace, Inbox und Abrechnung in einem System. KI reduziert manuelle Übergaben und hält Know-how in der Organisation statt in Einzelköpfen.
Ab 7.500 € für Sie.
Gesamtvolumen ab 15.000 €. Bei passenden Voraussetzungen kann der Digitalbonus Bayern bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben bezuschussen. Umsetzung in 2 bis 3 Monaten.
Geeignet für kleine Agenturen, die viele Unternehmens- oder Verbandsevents betreuen.
Eventmanagement und Teilnehmerinteraktion mit Meetingbox
Für Agenturen, die das attendee-facing Erlebnis nicht länger auf mehrere Einzellösungen verteilen wollen. Sie bündeln Branded Hubs, Event-Websites, Registrierung, Ticketing, QR-Check-in, mobile App, Matchmaking, Chat, Speaker-Management, Sponsorenflächen und Reporting in einer markengeprägten Plattform.
Ab 9.000 € für Sie.
Gesamtvolumen ab 18.000 €. Bei passenden Voraussetzungen kann der Digitalbonus Bayern bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben bezuschussen. Umsetzung in 2 bis 4 Monaten.
Geeignet für Agenturen mit wiederkehrenden Konferenzen, Kongressen oder hochkarätigen Firmenevents.
Durchgängige Abläufe von der Anfrage bis zum Event
Für Agenturen, die ihre interne Steuerung und das externe Eventerlebnis gemeinsam neu aufsetzen wollen. Planung, Budgetierung, Registrierung, Ticketing und Teilnehmerinteraktion werden als zusammenhängender Ablauf in Meetingbox eingerichtet.
Ab 15.000 € für Sie.
Gesamtvolumen ab 45.000 €. Bei passenden Voraussetzungen kann der Digitalbonus Bayern bis zu 30.000 € Zuschuss ermöglichen. Umsetzung in 3 bis 5 Monaten.
Geeignet für Agenturen, die ihrem aktuellen Stack entwachsen sind, oder für neue Agenturen, die sauber starten.
Bitte nicht vor Antragstellung beauftragen: Die genannten Pakete dienen als Beispiel und Grundlage für Ihre Antragsvorbereitung. Förderfähig sind nur Maßnahmen, die noch nicht begonnen wurden. Eine verbindliche Bestellung, Beauftragung oder ein mündlicher Auftrag vor Antragstellung kann die Förderfähigkeit gefährden.
Nicht sicher, was passt? Genau dafür ist das erste Gespräch da.
Erstes Gespräch vereinbarenWarum Bayern dieses Programm geschaffen hat. Und warum Ihre Agentur genau dazu zählen könnte.
Der Freistaat hat den Digitalbonus geschaffen, um bayerischen Mittelständlern und Kleinunternehmen etwas zu ermöglichen, was große Konzerne selbstverständlich tun: ernsthaft in Digitalisierung und KI zu investieren. Das Programm existiert, weil Bayern möchte, dass seine kleinen Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben. Ihre eingeschlossen.
Ein etabliertes Förderprogramm
Der Digitalbonus unterstützt bayerische Unternehmen seit Jahren. Das Programm ist etabliert, die Förderlogik klar, und die Antragstellung läuft standardisiert über das Online-Verfahren des Freistaats. Meetingbox ist für Eventagenturen gebaut. Wenn Ihr Projekt sauber auf Digitalisierung oder KI mit erkennbarem Innovationsgehalt zugeschnitten ist, kann es in dieses Raster sehr gut passen.
Offizielle Programmquelle: Digitalbonus.Bayern beim Bayerischen Wirtschaftsministerium
Sie hören innerhalb eines Werktages von einer namentlich genannten Person aus unserem Team zurück. Keine Verkaufsmasche.
Der Leitfaden, den Sie nach der Eintragung wirklich brauchen.
Statt einer langen FAQ auf der Seite erhalten Sie den kompletten Überblick als Leitfaden zum Download. Alle wichtigen Antworten, sauber gebündelt und direkt verwendbar für Ihre interne Abstimmung.
Der komplette Digitalbonus-Leitfaden für Eventagenturen.
Checkliste, Musterangebot-Struktur, Zeitplan für die Antragstellung und die häufigsten Fehler, die Agenturen beim Einreichen machen. Alles auf Deutsch, PDF-Format, sofort verfügbar.
- Schritt-für-Schritt Antragsleitfaden
- Förderfähige Kostenpositionen
- Muster-Projektbeschreibung
- Tipps von erfolgreichen Antragstellern
Strukturiert vorbereitet. Transparent dokumentiert. Gemeinsam mit Ihnen.
Eine gute Digitalbonus-Vorbereitung braucht klare Unterlagen, nachvollziehbare Projektziele und eine saubere Beschreibung des Digitalisierungsnutzens. Wir unterstützen Sie dabei, die Meetingbox-spezifischen Inhalte strukturiert vorzubereiten, damit Ihr Unternehmen den Antrag effizient über das eigene ELSTER-Unternehmenskonto einreichen kann.
Wir bereiten die Meetingbox-Unterlagen vor.
Meetingbox stellt Ihnen die produkt- und projektspezifischen Unterlagen zur Verfügung: Projektbeschreibung, technische Beschreibung, Angebot, Implementierungs-Roadmap und passende Textbausteine für Ihre Antragsvorbereitung. Sie prüfen die Inhalte, ergänzen Ihre unternehmensspezifischen Angaben und reichen den Antrag selbst ein.
Wir dokumentieren die relevanten technischen Informationen.
Wir stellen technische Informationen zur Meetingbox-Lösung bereit, zum Beispiel zu Hosting, Sicherheitsarchitektur, Datenschutz, AI-Funktionen und Systemumfang. So können Sie die eingesetzte Lösung und den erwarteten Digitalisierungsnutzen nachvollziehbar beschreiben.
Sie behalten die Verantwortung und Kontrolle.
Ihr Unternehmen stellt den Antrag selbst über das eigene ELSTER-Unternehmenskonto. Meetingbox unterstützt bei der inhaltlichen Vorbereitung der Meetingbox-bezogenen Unterlagen, ist jedoch nicht Antragsteller und übernimmt keine Einreichung oder Förderzusage.
Hinweis: Meetingbox unterstützt bei der Vorbereitung der Meetingbox-bezogenen Projektunterlagen. Die Antragstellung, Prüfung, Bewilligung und Auszahlung erfolgen ausschließlich über die zuständigen offiziellen Stellen. Meetingbox gibt keine Rechts- oder Fördermittelberatung und keine Förderzusage.
Was Sie für die Antragstellung vorbereiten sollten
Wenn diese Punkte vor dem ersten Gespräch klar sind, wird der Weg von der Förderprüfung bis zum Antrag deutlich schneller und sauberer.
Unternehmensdaten
Agenturname, Rechtsform, Betriebsstätte in Bayern, Ansprechpartner und die grundlegenden Unternehmensdaten, die später auch im Antrag und im ELSTER-Unternehmenskonto konsistent auftauchen müssen.
Förderfähigkeit
Klären Sie, ob Ihre Agentur gewerblich tätig ist, weniger als 50 Mitarbeitende hat und ob Jahresumsatz oder Bilanzsumme unter 10 Mio. € liegen.
ELSTER-Unternehmenskonto
Für die Antragstellung braucht Ihr Unternehmen ein eigenes ELSTER-Unternehmenskonto. Wenn es noch nicht eingerichtet ist, sollte das frühzeitig angestoßen werden.
Aktueller Prozess und Engpässe
Notieren Sie, wo heute Anfragen hängenbleiben, welche Übergaben manuell laufen, wo Informationen verloren gehen und welche operativen Reibungen Sie konkret beseitigen wollen.
Gewünschter Meetingbox-Projektumfang
Je klarer Ihre Abläufe, Prioritäten und der gewünschte Projektumfang sind, desto präziser können Angebot, Projektbeschreibung und Einführung vorbereitet werden.
Unterlagen, die Meetingbox vorbereiten kann
Angebot, Projektbeschreibung, technische Beschreibung, AI-Erklärung, Implementierungsplan und passende Antragsbausteine können von Meetingbox strukturiert vorbereitet werden.
Wichtig vor Projektstart
Förderfähig sind nur Maßnahmen, die noch nicht begonnen wurden. Eine Maßnahme gilt bereits als begonnen, wenn eine rechtsverbindliche Bestellung getätigt oder ein Auftrag erteilt wurde, auch mündlich. Erst nach der Antragseingangsbestätigung dürfen Sie auf eigenes Risiko starten und Verträge abschließen.
Offizielle Digitalbonus-Links
So läuft der Digitalbonus-Prozess ab
Angebot einholen → Antrag vorbereiten → Antrag einreichen → Eingangsbestätigung/Bewilligung abwarten → Meetingbox beauftragen/starten → Nachweise einreichen → Zuschuss erhalten.
Meetingbox-Angebot einholen
Wir erstellen ein Angebot bzw. eine Kostenschätzung und bereiten die Meetingbox-spezifischen Projektunterlagen vor.
Antrag vorbereiten
Sie nutzen unser Angebot, die Projektbeschreibung, technische Beschreibung, AI-Erklärung und Implementierungs-Roadmap für Ihre Antragsvorbereitung.
Digitalbonus-Antrag einreichen
Ihr Unternehmen reicht den Antrag selbst über das eigene ELSTER-Unternehmenskonto ein. Meetingbox reicht den Antrag nicht in Ihrem Namen ein.
Antragseingangsbestätigung oder Bewilligung abwarten
Starten, bestellen oder beauftragen Sie Meetingbox nicht vorher. Nach der Antragseingangsbestätigung ist ein Start auf eigenes Risiko möglich. Sicherer ist es, die Bewilligung abzuwarten.
Meetingbox beauftragen und implementieren
Erst nach dem zulässigen Start wird Meetingbox beauftragt und gemeinsam mit Ihrem Team eingerichtet.
Nachweise einreichen und Zuschuss erhalten
Nach Umsetzung reicht Ihr Unternehmen die erforderlichen Nachweise ein. Die Auszahlung erfolgt nach Prüfung durch die zuständige Stelle.
Lohnen sich dreißig Minuten?
Wir prüfen mit Ihnen, ob der Förderweg für Ihre Agentur sinnvoll erscheint, schneiden Ihr Projekt passend zu und sagen Ihnen offen, welche Unterlagen für die Antragsvorbereitung benötigt werden.
Wir prüfen mit Ihnen die Ausgangslage und den passenden Projektzuschnitt.
Wir bereiten die Meetingbox-bezogenen Unterlagen für Ihre Antragsvorbereitung vor.
Sie reichen den Antrag selbst über Ihr ELSTER-Unternehmenskonto ein.
Förderbeträge und Voraussetzungen entsprechen dem Digitalbonus.Bayern-Programm in der vom Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft veröffentlichten Fassung. Meetingbox unterstützt Sie bei Ihrem Antrag, kann eine Bewilligung jedoch nicht garantieren. Die finale Entscheidung trifft die zuständige Bezirksregierung.